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Metodologia

Processo de gerenciamento do PDTI

 

PREPARAÇÃO

A fase de Preparação representa o início do projeto de elaboração do PDTI.

O projeto inicia-se com o Comitê Estratégico de Tecnologia da Informação e Comunicação - CETIC definindo a abrangência e o período do PDTI e indicando a equipe de elaboração do PDTI. Essa indicação é formalizada por meio de Portaria de designação.

Em seguida, são conduzidas as atividades de definição da metodologia de elaboração do PDTI, identificação dos documentos de referência e princípios e diretrizes, as quais compõem uma proposta de Plano de Trabalho a ser aprovada pelo CETIC ao final da fase.
Portanto, essa fase reúne aspectos decisórios de caráter superior, aprovação de documentos e atividades diretamente voltadas à elaboração do Plano de Trabalho, o qual orientará a condução da elaboração do PDTI.

Os processos que compõem a Fase 1 – Preparação são:

  • Definir a abrangência e o período do PDTI;
  • Definir a equipe de elaboração do PDTI;
  • Descrever a metodologia de elaboração do PDTI;
  • Identificar e reunir os documentos de referência;
  • Identificar Estratégias da Organização;
  • Identificar princípios e diretrizes;
  • Elaborar o plano de trabalho do PDTI (PT-PDTI);
  • Aprovar o plano de trabalho do PDTI;

 

DIAGNÓSTICO

Essa fase caracteriza-se por buscar compreender a situação atual da TI na organização para, em consonância com esse quadro, identificar as necessidades (problemas ou oportunidades) que se espera resolver.
Para isso, contempla processos relacionados a análise do planejamento anterior, análise estratégica e levantamento de necessidades. A análise do planejamento anterior visa avaliar a situação das ações anteriormente planejadas: se estão em andamento, se foram canceladas, se já foram realizadas ou se há necessidade de realinhá-las aos objetivos do órgão e da TI. A análise estratégica é realizada para posicionar a TI do órgão no seu contexto organizacional. O levantamento de necessidades parte daquelas relacionadas à informação e se desdobra em todas as outras associadas à TI: serviços, infraestrutura, contratações e pessoal de TI. Dentro desta etapa, foram realizados os levantamentos de necessidade – áreas da Universidade e Alunos,  e a avaliação da TI atual.

Os principais processos que compõem a fase de diagnóstico são:

  • Avaliar os resultados Planejamento de TI anterior;
  • Analisar o Referencial Estratégico da área de TI;
  • Analisar a Organização da TI;
  • Realizar Análise SWOT da TI;
  • Identificar Necessidades de Informação;
  • Identificar Necessidades de Serviços de TI;
  • Identificar Necessidades de Infraestrutura de TI;
  • Identificar Necessidades de Contratação de TI;
  • Identificar Necessidades de Pessoal de TI;
  • Consolidar o Inventário de necessidades;
  • Alinhar as Necessidades de TI às Estratégias da Organização;
  • Aprovar o Inventário de Necessidades;

 

PLANEJAMENTO

Depois do diagnóstico, onde é analisada a situação atual da TI na organização e identificadas as necessidades de TI, inicia-se a próxima fase do processo: a fase de planejamento.

Essa fase caracteriza-se por planejar o atendimento das necessidades, estabelecendo os planos e as ações adequados para o alcance dos objetivos esperados. Para isso, contempla processos relacionados à priorização das necessidades e planejamento de metas e ações, abrangendo aspectos de pessoal, orçamentários e riscos.

Um dos principais documentos produzidos nessa fase, e muito importante para todo o processo de elaboração do PDTI, é o Plano de Metas e Ações.
Ao final dessa fase, a minuta do PDTI é consolidada pela equipe de elaboração do PDTI, aprovada pelo CETIC e publicada.

Na fase de planejamento, a execução de grande parte dos processos compete à equipe de elaboração do PDTI – GT. O CETIC também atua, porém especificamente para realizar a atualização dos critérios de priorização e de aceitação de riscos, para a aprovação dos planos, e, por fim, para a aprovação da Minuta do PDTI.

Os principais processos que compõem a fase de planejamento são:

  • Atualizar critérios de priorização;
  • Priorizar as necessidades inventariadas;
  • Definir metas e ações;
  • Planejar a execução das ações;
  • Planejar ações de pessoal;
  • Planejar Investimentos e Custeio;
  • Consolidar a Proposta Orçamentária da TI;
  • Aprovar os Planos Específicos;
  • Atualizar critérios de aceitação de riscos;
  • Planejar o gerenciamento de riscos;
  • Identificar os fatores críticos para a implantação do PDTI;
  • Consolidar a Minuta do PDTI;
  • Aprovar a Minuta do PDTI;
  • Publicar o PDTI.

 

ACOMPANHAMENTO

O Processo de Acompanhamento do PDTI consiste em auxiliar a gestão e a governança de TIC com foco na mensuração do desempenho da TIC organizacional. Essa mensuração visa monitorar e avaliar a implementação das ações, o uso dos recursos e a entrega dos serviços, com o objetivo de atender às estratégias e aos objetivos institucionais, possibilitando a adoção de procedimentos que orientem a atuação dos atores responsáveis pela execução do PDTI, no sentido de maximizar a possibilidade de se alcançar as metas planejadas com maiores eficiência e eficácia.

Os subprocessos que compõem o acompanhamento do PDTI são:

  • Planejamento
  • Execução
  • Monitoramento
  • Avaliação Intermediária
  • Avaliação Final

 

As atividades que compõem o Planejamento do Acompanhamento são:

  • Definir a responsabilidade pelo acompanhamento;
  • Planejar a execução;
  • Planejar o monitoramento;
  • Planejar a avaliação;
  • Consolidar o Plano de Acompanhamento do PDTI; e
  • Aprovar o Plano de Acompanhamento do PDTI.

 

As atividades que compõem o monitoramento são:

  • Analisar informações de monitoramento;
  • Consolidar informações de monitoramento.

 

As atividades que compõem a Avaliação Intermediária são:

  • Consolidar os resultados;
  • Verificar o alcance dos objetivos / necessidades;
  • Avaliar resultados intermediários.

 

As atividades que compõem a Avaliação final são:

  • Coletar e consolidar indicadores finais;
  • Analisar resultados finais;
  • Aprovar o Relatório de Resultados do PDTI (preliminar); e
  • Aprovar o Relatório de Resultados do PDTI (final).
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